En los años 70, un comité de la unión japonesa de científicos e ingenieros (Japanese Unión Of Scientist And Engineers JUSE) analizó un gran conjunto de técnicas y herramientas de gestión existentes seleccionados de
entre ellas las denominadas “siete nuevas herramientas de gestión y planificación”.
El objetivo era determinar un conjunto de herramientas que sirvieran de apoyo a la estrategia de Calidad Total
en las áreas funciónales de las organizaciones y empresas de fabricación, para ser utilizadas por gestores y directivos de una forma similar a como las siete herramientas clásicas habían servido de apoyo en los departamentos de fabricación a través de los Círculos de Calidad. En esa época el reto decidia en que otras áreas (direcciones/departamentos funcionales) distintas a la de producción asumieran la función calidad, de igual
forma que con anterioridad los departamentos de producción habían asumido la función de controlar la calidad
de los productos. Estas herramientas debían ser capaces de ayudar a que los directivos de estas áreas:
a) Se comprometieran en un programa de Calidad Total
b) Identificar oportunidades de mejora en sus organizaciones
c) Implantaran programas de mejora
El conjunto seleccionado fue el compuesto por las siguientes herramientas:
1. Diagrama de afinidad
2. Diagrama de relaciones
3. Diagrama de árbol
4. Matrices de priorización
5. Diagramas matriciales
6. Diagrama de proceso de decisión
7. Diagrama de flechas
Las siete herramientas de Gestión y Planificación son la herramientas de segunda generación utilizadas por
grupos constituidos en el seno de una organización con el objetivo de resolver los problemas pocos e
importantes (frente a los muchos y triviales en los que se utilizan las siete herramientas clásicas), fundamentalmente durante la etapa de planificación del ciclo de mejora de la Calidad.
Con posterioridad a su selección, estas siete herramientas han mostrado su utilidad en todo el mundo,
habiéndose introducido en los Estados Unidos por el gabinete GOAL (Gorwth Opportunity Alliance of
Lawrence)a mediados de los 80, utilizándose de forma sistemática en la aplicación del despliegue de la función Calidad (Quality Function Deployment, QFD).
La mejora continua de la calidad es una estrategia de dirección que a través de una serie de actividades logra
crear un habito de mejora continua en todo los procesos, tanto de fabricación como de gestión aumentando la eficacion de la empresa y por lo tanto su competitividad.
En un programa de mejora continua es crítico para el éxito del programa seguir el ciclo de mejora de la calidad o “rueda de Deming”:
Las siete nuevas herramientas comprenden una metodología, cuya eficiencia ya ha sido probada en todos los sectores empresariales del mundo, para abordar la fase de planificación de la citada rueda de Deming.
Esta segunda generación de herramientas son además, capaces de tratar con datos de “topo de ideas u opiniones”. Datos por lo general de tipo cualitativo y de difícil tratamiento.
Es necesario mencionar que estas herramientas son conocidas en ocasiones por otras denominaciones (p.e. el diagrama de proceso de decisión también es conocido como diagrama de decisión de acción). Y que han sufrido en ocasiones modificaciones y en otras ocasiones se les han añadido otras herramientas complementarias, como por ejemplo el método de jerarquización d Saaty.
Lo cierto es que estas herramientas promueven la creatividad y son susceptibles de adaptarse a las distintas problemáticas que se puedan presentar, por lo que, salvo en lo que concierne al fondo (los conceptos claves en,
los que se basa su utilización), sus usuarios no deben sentirse limitados ni en la forma ni en le numero de herramientas a utilizar.
Estas siete herramientas son fundamentalmente utilizadas en la fase de planificación de las cuatro que consta el ciclo básico de mejora de la calidad o “rueda de Deming” de acuerdo con el estado de la fase de planificación (planificación general, intermedia o detallada) en la que se utilizan podemos dividir estas herramientas en:
DIAGRAMA DE AFINIDAD.
El Diagrama de afinidad es la primera de las herramientas. Parte de datos dispares (del tipo ideas u opiniones) y utiliza tarjetas para reorganizar estos datos en grupo con una idea común.
Es una herramienta muy útil cuando se dispone de una gran cantidad de información proveniente de fuentes diferentes. Por ejemplo, necesidades, expectativas o exigencias de clientes tomadas de reclamaciones,
problemas en garantía, encuestas de opinión, problemas de fiabilidad, etc. El análisis de estos datos no suele ser sencillo, tanto por el tipo de datos como por la disparacidad de las fuentes, y esta herramienta es muy útil a la
hora de analizar y extraer información de estos datos.
DIAGRAMA DE RELACIONES
El diagrama de relaciones es, junto con le diagrama de afinidad, una herramienta que se utiliza en la planificación general. A diferencia del diagrama de afinidad, el diagrama de relaciones utiliza el lado lógico del cerebro. Determina que idea tiene influencia sobre otra, respetando esta relación mediante una flecha en la dirección de la influencia.
Las ideas unidas por flechas de este tipo formando un grafico que puede ser interpretado identificando aquellas ideas que tiene la mayoría de las flechas saliendo de ellas o aquellas ideas que tienen la mayoría de las flechas entrando en ellas. Igual que el diagrama de afinidad, su objetivo es identificar las distintas categorías en las que pueden agruparse las ideas representadas, siendo de gran utilidad realizar un diagrama de afinidad y un diagrama de relación a partir de un mismo conjunto de ideas, comparando los resultados obtenidos.
DIAGRAMA DE ARBOL
El diagrama de árbol tiene una apariencia similar a la de un organigrama funcional de una organización. Su objeto es identificar ideas en detalle creciente. La pregunta que desencadena en proceso: ¿Cuál es el componente principal de esta idea?, pasando a continuación a responder a la pregunta: ¿Cómo deberá llevarse a la practica esta idea?
El diagrama de árbol es una herramienta que va mas allá que los diagramas de afinidad y de relaciones, siendo fundamental en la identificación de aquellos elementos que pudieran haberse olvidado durante el proceso de tormenta de ideas previo al diagrama de afinidad o al de relaciones.
MATRICES DE PRIORIZACION
Esta herramienta se utiliza para establecer prioridades en tareas, actividades o temas, en base a criterios de ponderación conocidos. Utiliza una combinación de dos de las técnicas expuestas, el diagrama de árbol y el diagrama matricial, reduciendo la opciones posibles a aquellas más eficientes y deseables esta herramienta reemplaza a la herramienta conocida como “Análisis Matricial” de datos que formaba parte del conjunto inicial
de las siete herramientas de gestión y planificación.
DIAGRAMA MATRICIAL
El diagrama matricial es quizá la herramienta mas utilizada de las siete. Esta herramienta enfrenta dos conjuntos
de ideas y las compara con el objetivo de decidir si existe correlación entre ellas. En el diseño uno de los mayores problemas es que por lo general se olvidan algunas cosas.
El grafico matricial ayuda aprevenir estos olvidos siendo utilizado ampliamente en el desarrollo del Despliegue
de la función Calidad (QFD). Esta herramienta se relaciona con el diagrama de árbol, siendo practica habitual en
le QFD utiliza las ideas componentes del diagrama de árbol como las filas y /o columnas del diagrama matricial.
DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN
El diagrama del proceso de decisión es una herramienta utilizada por lo general con posterioridad a la
construcción de un análisis del Árbol de Fallos. Ambos gráficos tienen en común la capacidad de detectar
aquello que puede fallar en el proceso haciéndolo en ya conocido formato de árbol. La diferencia fundamental consiste en q el diagrama de proceso de decisión relacionada de forma explicita las contramedidas para todo aquello que puede fallar. Esta herramienta suele utilizarse en la planificación de actividades con emprendidas
con anterioridad, la actividad consiste en identificar y registrar todo lo que puede fallar mejora sustancialmente la probabilidad de tener éxito en el proyecto abordado. El diagrama del proceso de decisión también es similar al diagrama de árbol con la diferencia de que el primero se desarrolla con un enfoque secuencial.
DIAGRAMA DE FLECHAS
El diagrama de flechas es una herramienta muy similar al PERT (Program Evaluation Review Technique) o al
CPM (Critical Merhod Path). La diferencia fundamental es que tratándose de un método muy simplificado
puede ser utilizado por la mayor parte de las personas de la organización. Muchas personas conocen la
existencia del método PERT o el CPM pero solo una pequeña parte de ellas lo utilizan debido a su complejidad.
El diagrama de flechas muestra los caminos paralelos existentes a la hora de desarrollar una actividad.
El propósito de esta herramienta es determinar cual es el tiempo mínimo posible en la realización de un proyecto representando gráficamente todas aquellas actividades que puedan realizarse de forma simultánea.
BIBLIOGRAFÍA
Gestion de la calidad: conceptos, enfoques, modelos y sistemas, Cesar Camison, Sonia Cruz, Tomas Gonzalez, Editorial Pearson, 2006, España, pg 1261,1262
Las 7 nuevas herramientas para la mejora de la calidad, Jose Francisco Vilar Barrio, Fundación CONFEMETAL, 2da edicion, pg 5-12.
entre ellas las denominadas “siete nuevas herramientas de gestión y planificación”.
El objetivo era determinar un conjunto de herramientas que sirvieran de apoyo a la estrategia de Calidad Total
en las áreas funciónales de las organizaciones y empresas de fabricación, para ser utilizadas por gestores y directivos de una forma similar a como las siete herramientas clásicas habían servido de apoyo en los departamentos de fabricación a través de los Círculos de Calidad. En esa época el reto decidia en que otras áreas (direcciones/departamentos funcionales) distintas a la de producción asumieran la función calidad, de igual
forma que con anterioridad los departamentos de producción habían asumido la función de controlar la calidad
de los productos. Estas herramientas debían ser capaces de ayudar a que los directivos de estas áreas:
a) Se comprometieran en un programa de Calidad Total
b) Identificar oportunidades de mejora en sus organizaciones
c) Implantaran programas de mejora
El conjunto seleccionado fue el compuesto por las siguientes herramientas:
1. Diagrama de afinidad
2. Diagrama de relaciones
3. Diagrama de árbol
4. Matrices de priorización
5. Diagramas matriciales
6. Diagrama de proceso de decisión
7. Diagrama de flechas
Las siete herramientas de Gestión y Planificación son la herramientas de segunda generación utilizadas por
grupos constituidos en el seno de una organización con el objetivo de resolver los problemas pocos e
importantes (frente a los muchos y triviales en los que se utilizan las siete herramientas clásicas), fundamentalmente durante la etapa de planificación del ciclo de mejora de la Calidad.
Con posterioridad a su selección, estas siete herramientas han mostrado su utilidad en todo el mundo,
habiéndose introducido en los Estados Unidos por el gabinete GOAL (Gorwth Opportunity Alliance of
Lawrence)a mediados de los 80, utilizándose de forma sistemática en la aplicación del despliegue de la función Calidad (Quality Function Deployment, QFD).
La mejora continua de la calidad es una estrategia de dirección que a través de una serie de actividades logra
crear un habito de mejora continua en todo los procesos, tanto de fabricación como de gestión aumentando la eficacion de la empresa y por lo tanto su competitividad.
En un programa de mejora continua es crítico para el éxito del programa seguir el ciclo de mejora de la calidad o “rueda de Deming”:
- Planificar
- Hacer
- Comprobar
- Actuar
Las siete nuevas herramientas comprenden una metodología, cuya eficiencia ya ha sido probada en todos los sectores empresariales del mundo, para abordar la fase de planificación de la citada rueda de Deming.
Esta segunda generación de herramientas son además, capaces de tratar con datos de “topo de ideas u opiniones”. Datos por lo general de tipo cualitativo y de difícil tratamiento.
Es necesario mencionar que estas herramientas son conocidas en ocasiones por otras denominaciones (p.e. el diagrama de proceso de decisión también es conocido como diagrama de decisión de acción). Y que han sufrido en ocasiones modificaciones y en otras ocasiones se les han añadido otras herramientas complementarias, como por ejemplo el método de jerarquización d Saaty.
Lo cierto es que estas herramientas promueven la creatividad y son susceptibles de adaptarse a las distintas problemáticas que se puedan presentar, por lo que, salvo en lo que concierne al fondo (los conceptos claves en,
los que se basa su utilización), sus usuarios no deben sentirse limitados ni en la forma ni en le numero de herramientas a utilizar.
Estas siete herramientas son fundamentalmente utilizadas en la fase de planificación de las cuatro que consta el ciclo básico de mejora de la calidad o “rueda de Deming” de acuerdo con el estado de la fase de planificación (planificación general, intermedia o detallada) en la que se utilizan podemos dividir estas herramientas en:
DIAGRAMA DE AFINIDAD.
El Diagrama de afinidad es la primera de las herramientas. Parte de datos dispares (del tipo ideas u opiniones) y utiliza tarjetas para reorganizar estos datos en grupo con una idea común.
Es una herramienta muy útil cuando se dispone de una gran cantidad de información proveniente de fuentes diferentes. Por ejemplo, necesidades, expectativas o exigencias de clientes tomadas de reclamaciones,
problemas en garantía, encuestas de opinión, problemas de fiabilidad, etc. El análisis de estos datos no suele ser sencillo, tanto por el tipo de datos como por la disparacidad de las fuentes, y esta herramienta es muy útil a la
hora de analizar y extraer información de estos datos.
DIAGRAMA DE RELACIONES
El diagrama de relaciones es, junto con le diagrama de afinidad, una herramienta que se utiliza en la planificación general. A diferencia del diagrama de afinidad, el diagrama de relaciones utiliza el lado lógico del cerebro. Determina que idea tiene influencia sobre otra, respetando esta relación mediante una flecha en la dirección de la influencia.
Las ideas unidas por flechas de este tipo formando un grafico que puede ser interpretado identificando aquellas ideas que tiene la mayoría de las flechas saliendo de ellas o aquellas ideas que tienen la mayoría de las flechas entrando en ellas. Igual que el diagrama de afinidad, su objetivo es identificar las distintas categorías en las que pueden agruparse las ideas representadas, siendo de gran utilidad realizar un diagrama de afinidad y un diagrama de relación a partir de un mismo conjunto de ideas, comparando los resultados obtenidos.
DIAGRAMA DE ARBOL
El diagrama de árbol tiene una apariencia similar a la de un organigrama funcional de una organización. Su objeto es identificar ideas en detalle creciente. La pregunta que desencadena en proceso: ¿Cuál es el componente principal de esta idea?, pasando a continuación a responder a la pregunta: ¿Cómo deberá llevarse a la practica esta idea?
El diagrama de árbol es una herramienta que va mas allá que los diagramas de afinidad y de relaciones, siendo fundamental en la identificación de aquellos elementos que pudieran haberse olvidado durante el proceso de tormenta de ideas previo al diagrama de afinidad o al de relaciones.
MATRICES DE PRIORIZACION
Esta herramienta se utiliza para establecer prioridades en tareas, actividades o temas, en base a criterios de ponderación conocidos. Utiliza una combinación de dos de las técnicas expuestas, el diagrama de árbol y el diagrama matricial, reduciendo la opciones posibles a aquellas más eficientes y deseables esta herramienta reemplaza a la herramienta conocida como “Análisis Matricial” de datos que formaba parte del conjunto inicial
de las siete herramientas de gestión y planificación.
DIAGRAMA MATRICIAL
El diagrama matricial es quizá la herramienta mas utilizada de las siete. Esta herramienta enfrenta dos conjuntos
de ideas y las compara con el objetivo de decidir si existe correlación entre ellas. En el diseño uno de los mayores problemas es que por lo general se olvidan algunas cosas.
El grafico matricial ayuda aprevenir estos olvidos siendo utilizado ampliamente en el desarrollo del Despliegue
de la función Calidad (QFD). Esta herramienta se relaciona con el diagrama de árbol, siendo practica habitual en
le QFD utiliza las ideas componentes del diagrama de árbol como las filas y /o columnas del diagrama matricial.
DIAGRAMA DE PROCESO DE DECISIÓN
El diagrama del proceso de decisión es una herramienta utilizada por lo general con posterioridad a la
construcción de un análisis del Árbol de Fallos. Ambos gráficos tienen en común la capacidad de detectar
aquello que puede fallar en el proceso haciéndolo en ya conocido formato de árbol. La diferencia fundamental consiste en q el diagrama de proceso de decisión relacionada de forma explicita las contramedidas para todo aquello que puede fallar. Esta herramienta suele utilizarse en la planificación de actividades con emprendidas
con anterioridad, la actividad consiste en identificar y registrar todo lo que puede fallar mejora sustancialmente la probabilidad de tener éxito en el proyecto abordado. El diagrama del proceso de decisión también es similar al diagrama de árbol con la diferencia de que el primero se desarrolla con un enfoque secuencial.
DIAGRAMA DE FLECHAS
El diagrama de flechas es una herramienta muy similar al PERT (Program Evaluation Review Technique) o al
CPM (Critical Merhod Path). La diferencia fundamental es que tratándose de un método muy simplificado
puede ser utilizado por la mayor parte de las personas de la organización. Muchas personas conocen la
existencia del método PERT o el CPM pero solo una pequeña parte de ellas lo utilizan debido a su complejidad.
El diagrama de flechas muestra los caminos paralelos existentes a la hora de desarrollar una actividad.
El propósito de esta herramienta es determinar cual es el tiempo mínimo posible en la realización de un proyecto representando gráficamente todas aquellas actividades que puedan realizarse de forma simultánea.
BIBLIOGRAFÍA
Gestion de la calidad: conceptos, enfoques, modelos y sistemas, Cesar Camison, Sonia Cruz, Tomas Gonzalez, Editorial Pearson, 2006, España, pg 1261,1262
Las 7 nuevas herramientas para la mejora de la calidad, Jose Francisco Vilar Barrio, Fundación CONFEMETAL, 2da edicion, pg 5-12.